- Главная
- Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству
|
Утверждена постановлением Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от 07.02.2014 г. №38
|
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ГЛИНКОВСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области (далее – Администрация муниципального образования).
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Администрации муниципального образования и работников структурных подразделений.
1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в Администрации муниципального образования возлагается на управляющего делами Администрации, руководителей структурных подразделений, на работников, выполняющих функции по документационному обеспечению.
1.6. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут управляющий делами Администрации, руководители структурных подразделений.
1.7. Требования по организации работы с обращениями граждан в Администрации муниципального образования устанавливаются Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".
1.8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными нормативно-правовыми актами.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Документы, создаваемые в органах местного самоуправления, должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 15 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
2.1. Правила оформления и расположения
основных реквизитов документов
2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
"Герб Смоленской области";
"Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности лица органа местного самоуправления";
"Справочные данные об органе местного самоуправления";
"Наименование вида документа";
"Дата документа";
"Регистрационный номер документа";
"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";
"Место составления или издания документа";
"Гриф ограничения доступа к документу";
"Адресат";
"Гриф утверждения документа";
"Резолюция";
"Заголовок к тексту";
"Отметка о контроле";
"Текст документа";
"Отметка о наличии приложения";
"Подпись";
"Гриф согласования документа";
"Визы согласования документа";
"Печать";
"Отметка об исполнителе";
"Отметка о заверении копии";
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";
"Отметка о поступлении документа";
"Отметка автоматического поиска документа".
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
2.1.2. Реквизит "Герб Смоленской области" размещается на бланках документов в соответствии с областным законом "О гербе и флаге Смоленской области". Герб располагается над серединой наименования органа исполнительной власти или наименования должности лица органа исполнительной власти.
2.1.3. Реквизит "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности лица органа местного самоуправления" располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленской области на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.
2.1.4. Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона, факса.
Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:
(481 65)- 2-15- 73
или (481 2) 66-84-63.
2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.
2.1.6. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:
21 октября 2014 года (21 октября 2014 г.),
или 21.10.2014,
или 05.06.56 (если указываются годы до 2000-го).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
2.1.7. Реквизит "Регистрационный номер документа" представляет собой порядковый номер по учетно-регистрационной форме.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.
2.1.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.1.9. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает в себя только общепринятые сокращения.
2.1.10. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.
Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.
2.1.11. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.
Документы адресуются органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.3 раздела 4 настоящей Инструкции.
2.1.12. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации
муниципального образования
«Глинковский район»
Смоленской области
______________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
"___" __________ 20 г. № ___
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.
Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
2.1.13. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органа местного самоуправления или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату. Например:
А.В. Зайцевой
П.С. Никитину
Прошу подготовить проект
соглашения к 15.07.20__
Личная подпись
05.07.20__
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.
Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе - "Листе резолюций" - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.1.14. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2 - 3 межстрочными интервалами.
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.
2.1.15. Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.1.16. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).
Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1; 1.2) или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)...; б)...;).
Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.
2.1.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 1 - 2 межстрочных интервалов.
Слово "Приложение" печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложения: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от
12.09.2013 N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.
2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы
по Смоленской области от 29.09.2013 N 423-4-11
на 3 л. в 1 экз.
2.1.18. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:
Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия
Личная подпись Инициалы, фамилия
Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.
2.1.19. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем углу документа под реквизитом "Подпись", центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Смоленской таможни
________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
"___" ______________ 20 г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Управления Федеральной
налоговой службы по Смоленской
области
от "___" ________ 20 г. № ___
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве - размещаются двумя вертикальными столбцами.
Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
2.1.20. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица органа исполнительной власти с содержанием документа - внутреннее согласование.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделах 3.2 и 3.3 раздела 3 настоящей Инструкции.
2.1.21. Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.
На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП").
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 10. Например:
И.И. Иванов
38-33-11
Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью.
2.1.23. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись: "Верно" (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:
Верно
Главный специалист
протокольного отдела
Управления делами
Аппарата Администрации
Смоленской области Личная подпись Инициалы, фамилия
07.06.20__
Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись" и удостоверяется оттиском печати.
Допускается копию документа заверять печатью органа местного самоуправления.
2.1.24. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату. Например:
В дело
Исполнено письмом
от "___" ______________ 20 г. № ___
________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
"___" __________ 20__
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте.
При необходимости отметка об исполнении документа может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.
2.1.25. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.2. Требования к использованию бланков
2.2.1. Документы в органах местного самоуправления оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
2.2.3. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:
- бланки писем Администрации муниципального образования;
- бланки правовых актов Администрации муниципального образования.
2.2.4. Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности лица органа местного самоуправления", "Справочные данные об органе местного самоуправления" (почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона и факса), "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
2.2.5. Бланк правового акта включает в себя следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности лица органа местного самоуправления", "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
2.2.6. Формы бланков писем и правовых актов Администрации, утверждаются правовым актом Администрации муниципального образования.
2.3. Использование печатей и штампов
2.3.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам используются гербовые и другие печати.
2.3.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.3.3. Администрация имеет печать, содержащую изображение Государственного герба Российской Федерации, а также полное наименование указанного органа (гербовую печать).
2.3.4. Гербовая печать Администрации проставляется на подписи Главы Администрации муниципального образования и других должностных лиц, уполномоченных на подписание соответствующих документов.
2.3.5. Гербовая печать Администрации хранится у управляющего делами Администрации.
2.3.6. Гербовая печать Администрации используется для оформления финансовых документов, доверенностей.
2.3.7. На копиях правовых актов Администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать «Для документов» Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области, штамп «Верно - Управляющий делами Администрации – дата, инициалы, фамилия».
2.3.8. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
2.3.9. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются в установленном порядке.
2.3.10. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации возлагаются на их руководителей.
3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ГЛИНКОВСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
3.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов
правовых актов Администрации
3.1.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов правовых актов Администрации определен в Регламенте Администрации муниципального образования.
3.1.2. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование вида акта", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок", "Текстовая часть" и "Подпись" (приложения № 1, 2 к настоящей Инструкции).
Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" проставляются при регистрации правового акта в соответствии с их расположением на бланках.
Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?"), начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см.
Текстовая часть отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "Администрация муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области постановляет:", которые печатаются с красной строки, слово "постановляет" - вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте дается поручение структурному подразделению или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а инициалы и фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках. Например:
1. Отделу по образованию (И.И. Иванов) подготовить информацию...
Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.
Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Администрации - из слов «Глава Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области», его инициалов и фамилии.
Слова «Глава Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области» печатаются от левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Главы Администрации печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами «Смоленской области».
Проект правового акта Администрации подлежит согласованию с руководителем структурного подразделения, к сфере деятельности которого в соответствии с распределением обязанностей относятся вопросы, предлагаемые к правовому регулированию соответствующим проектом правового акта.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение № 3 к настоящей Инструкции).
При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:
Инициалы, фамилия (личная подпись) С замечаниями "___" _____ 20 г.
При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов. В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п..
При наличии в текстовой части правового акта формулировки "согласно приложению" или "прилагается" на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже, через 1 межстрочный интервал, указывается вид правового акта, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строке (допускается выравнивание по левому краю) и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Например:
Приложение № 1
к постановлению Администрации
муниципального образования
«Глинковский район»
Смоленской области
от __________ № ___
При наличии в текстовой части правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое(-ый, -ые)..." (положение, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН") со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением Администрации
муниципального образования
«Глинковский район»
Смоленской области
от _____________ №___
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое(-ые) слово(-а) заголовка приложения пишется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.
Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов "итого", "всего" не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Например:
Заголовки граф
_____________________________________________
|
Головка |
№ |
Наименование |
Срок |
Исполнитель |
Объем |
|
|
первое |
второе |
|||||
|
|
|
Боковик |
Прографки |
|||
|
|
1. |
Создание единого |
2007 год |
областное |
20 |
10 |
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе - номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом. Например:
Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ
Подраздел 3.1. ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ
Пункт 3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
Подпункт 3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.
Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
3.1.3. Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 3.1.4 настоящей Инструкции.
3.1.4. После распечатки проекта правового акта разработчик готовит электронную копию правового акта вместе с приложениями к нему в одном файле формата Word for Windows (шрифт Times New Roman). В электронной копии воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка правового акта, за исключением герба Смоленской области. Электронная копия правового акта представляется Управляющему делами Администрации. Ответственность за соответствие электронной копии правового акта бумажному носителю несет разработчик проекта правового акта.
3.1.5. При регистрации правового акта Управляющий делами Администрации вносит его номер, дату, наименование в журнал регистрации правовых актов.
3.2. Внесение изменений в правовые акты
Администрации муниципального образования
3.2.1. Внесением изменений считается:
- замена слов, цифр;
- исключение слов, цифр, предложений, позиций;
- признание утратившими силу структурных единиц правового акта;
- новая редакция структурной единицы правового акта;
- дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями;
- дополнение правового акта структурными единицами.
3.2.2. Изменения, вносимые в правовой акт, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.
3.2.3. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.
3.2.4. При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта.
Если в подлежащий изменению правовой акт ранее вносились изменения, то указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид правового акта, дата подписания правового акта, его регистрационный номер, наименование, а в круглых скобках - вид правового акта, вносившего в него изменения, дата его подписания и регистрационный номер. Например:
Внести в распоряжение Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от... №... "О..." (в редакции распоряжений от... №..., от... №..., от... №...) следующие изменения:
3.2.5. Независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями, признание утратившими силу отдельных структурных единиц либо дополнение структурных единиц в правовой акт, наименование правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе. Например:
О внесении изменения в постановление Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от... №... "О..."
или
О внесении изменений в распоряжение Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от... №...".
3.2.6. При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.
3.2.7. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
3.2.8. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") допускается. Если заменяемые по тексту слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение оформляется следующим образом:
... по тексту указанного постановления слово "..." заменить словом "...".
Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то такое изменение оформляется следующим образом:
... по тексту указанного постановления слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ..." в соответствующих числе и падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ..." в соответствующих числе и падеже
или
... по тексту указанного постановления слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ..." в соответствующем падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ..." в соответствующем падеже.
3.2.9. При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться. Например:
... пункт 1 после слов "..." дополнить словами "...".
3.2.10. В случае если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение находится в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
... пункт 1 дополнить словами "...".
При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.
3.2.11. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:
Внести в постановление Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от... №... "О..." следующие изменения:
1) в пункте 2:
в подпункте 2.1 слова "..." заменить словами "... .";
подпункт 2.2 после слов "..." дополнить словами "... .";
2) второе предложение пункта 3 исключить;
3) пункт 4 изложить в следующей редакции:
"4. ... .";
4) пункт 5 признать утратившим силу;
5) пункт 6 дополнить словами "… ".
3.2.12. При дополнении правового акта подразделами, пунктами, подпунктами или абзацами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых разделов, пунктов или подпунктов. При этом необходимо продолжать имеющуюся нумерацию подразделов, пунктов, подпунктов. Например:
... раздел 2 дополнить подразделом 2.6 следующего содержания:
"2.6. ... .";
... пункт 4 дополнить подпунктом 4.5 следующего содержания:
"4.5. ... .";
... подпункт 5.1 дополнить абзацем следующего содержания:
"... .".
Необходимая в таких случаях замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте проекта правового акта).
3.2.13. В целях сохранения структуры правового акта недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, пунктов и подпунктов правового акта при признании утратившими силу структурных единиц правового акта.
3.2.14. При дополнении правового акта новыми структурными единицами необходимо обозначать их дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифрами и буквенными обозначениями (например, раздел 1.1, подраздел 3.1.1, пункт 3.2, подпункт "б1)").
3.2.15. Дополнение абзацами может производиться в конце соответствующей структурной единицы.
При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац используется следующая формулировка:
... пункт 2 после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:
"...;".
В этом случае пересчет последующих абзацев не производится.
3.2.16. При включении нового абзаца между уже имеющимися включенный абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
3.2.17. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
3.2.18. Новая редакция правового акта в целом, как правило, не допускается.
Новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта издается в случаях, если:
- необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
- необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;
- сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично.
3.2.19. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:
- необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;
- неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.
3.2.20. Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.
3.2.21. При необходимости изложения одной структурной единицы правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
Внести в пункт 1 распоряжения Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от 01.01.2007 г. № 3 "О ..." изменение, изложив его в следующей редакции:
"1. ... .".
В данном случае заголовок правового акта должен быть следующим:
"О внесении изменения в распоряжение Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от 01.01.2007 г. № 3".
3.2.22. При необходимости внесения изменения в приложение к правовому акту путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения либо включается в текст изменяющего правового акта, либо оформляется приложением к нему.
3.2.23. При необходимости замены цифровых обозначений в тексте правового акта употребляется термин "цифры", а не "числа". Например:
цифры "12" заменить цифрой "3", цифры "13,5" заменить цифрами "10".
3.2.24. При необходимости замены слов и цифр употребляется термин "слова". Например:
слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз", слова "50 тыс. рублей" заменить словами "100 тыс. рублей".";
4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний
и других мероприятий
4.1.1. Решения, принятые на заседании Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области, совещаниях и других мероприятиях, проводимых органами местного самоуправления, оформляются протоколом.
4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
"Наименование вида документа";
"Заголовок";
"Дата документа";
"Подпись".
Наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.
Дата протокола обозначается словесно-цифровым способом, располагается от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.
4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), присутствующих на заседании, повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ:
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
4.1.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает в себя слово "Председатель" ("Председательствующий"), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка: "Для служебного пользования" (пишется без кавычек).
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения № 4 и 5 к настоящей Инструкции).
4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью с отметкой «Для документов».
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.
4.2. Оформление стенограмм совещаний,
заседаний и иных мероприятий
4.2.1. Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются по указанию руководителей органов местного самоуправления.
4.2.2. Стенограмма оформляется следующим образом (приложение № 6 к настоящей Инструкции):
- реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (если это необходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнем углу;
- слово "СТЕНОГРАММА" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
- наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом ниже слова "СТЕНОГРАММА" и выравнивается по центру;
- реквизит "Дата документа" печатается полужирным шрифтом ниже наименования мероприятия и ограничивается правой границей текстового поля;
- обозначение места проведения (название населенного пункта или наименование организации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом "Дата документа" полужирным шрифтом;
- текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.
4.2.3. Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно работником, производившим расшифровку стенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа.
4.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей мероприятий хранятся в течение года у управляющего делами Администрации, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их размагничивания.
4.2.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении закрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
4.3. Служебные письма
4.3.1. По своему содержанию и назначению служебные письма (далее - письма) могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
4.3.2. Письма оформляются на бланках установленных форм.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.
Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом.
От следующего реквизита отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами.
Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
Наименование органов государственной власти, организаций, их структурных подразделений указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Например:
Департамент Смоленской области
по вопросам
административно-территориального
устройства и развития местного
самоуправления
Начальнику отдела
Инициалы, фамилия
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:
Начальнику Департамента
экономического развития и
торговли Смоленской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название. Например: "Руководителям органов исполнительной власти Смоленской области", но "Органы местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области".
При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед адресатами не ставится.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, реквизиты адреса на почтовых отправлениях указываются в следующем порядке:
- для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например: Смоленский филиал
Орловской региональной
академии государственной службы,
ул. Кловская, д. 13,
г. Смоленск, 214019
Калинину И.И.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Смоленск, 214012
4.3.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами.
Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа местного самоуправления.
В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.
4.3.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:
Уважаемый Сергей Иванович!
Уважаемый господин Титов!
Иван Иванович!
Если письмо оформлено на бланке органа местного самоуправления, то текст излагается от третьего лица единственного числа. Например: "Администрация считает...", "Администрация рассмотрела...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа. Например: "прошу...", "направляю...".
Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.3.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
4.3.6. Датой письма является дата его подписания.
4.3.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля. Например:
На № А18-571 от 20.10.2013 г.
В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
4.3.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2 - 3 межстрочными интервалами.
4.3.9. Письма, оформленные на бланке Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области, подписываются Главой Администрации либо лицом, исполняющим его обязанности. Письма, подготовленные на бланках структурных подразделений Администрации подписываются руководителем данного структурного подразделения.
4.4. Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).
Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа. Например: "Акт сдачи-приема дел", "Акт списания материально-технических средств".
Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.
Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.
При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем органа местного самоуправления.
4.5. План
План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку, наименование (содержание) мероприятий, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Движение документов в органах местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документы классифицируются на входящие, исходящие, внутренние.
5.1. Входящие документы
5.1.1. Доставка документов в Администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. Обмен документами в электронном виде между органами местного самоуправления и органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота.
5.1.2. Вся корреспонденция, адресованная органу местного самоуправления, принимается, вскрывается, регистрируется специалистом по документообороту (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируется и в тот же день в зависимости от содержания и адресата направляется на рассмотрение руководителю органа местного самоуправления.
Не регистрируются заявления (о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие), которые должны передаваться лично работником управляющему делами Администрации.
Специалистом по документообороту вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку: "Лично".
Конверты с указанной пометкой передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
Почта, адресованная или доставленная ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.
5.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в Администрацию, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах, первый экземпляр которого остается у специалиста по документообороту, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка: "Документ получен в поврежденном виде".
5.1.4. На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.
Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером и направляются указанным в письмах адресатам.
5.1.5. Вопрос о необходимости регистрации поступившего документа решается на предварительном рассмотрении. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений. Не подлежат регистрации книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.
5.1.6. Документы, поступившие в орган местного самоуправления, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.
Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления в журнале «Входящая корреспонденция».
5.1.7. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения.
5.1.8. Руководитель органа местного самоуправления обеспечивает рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление специалисту по документообороту для дальнейшей передачи исполнителям, контроль за исполнением документов.
5.1.9. Руководитель органа местного самоуправления при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
5.1.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа местного самоуправления или руководителям его структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
5.1.11. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах.
5.1.12. Организация контроля за исполнением правовых актов и иных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области.
5.1.13 Сроки исполнения документов установлены Регламентом Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области и исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
В случае необходимости дополнительного времени для решения вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.
5.2. Исходящие документы
5.2.1. Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в автоматизированной системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде.
Документы для отправки передаются исполнителем специалисту по документообороту полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки).
В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте.
Письмо, направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах, один из которых - на бланке. Первый экземпляр (на бланке) направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в деле органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел, третий - у исполнителя. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.
Письмо-ответ, направляемое в один адрес, оформляется в двух экземплярах, один из которых - на бланке. Первый экземпляр (на бланке) направляется адресату, второй вместе с инициативным письмом остается у исполнителя. Регистрационный номер документа-ответа соответствует порядковому регистрационному номеру входящего документа, на который дается ответ.
Документы, подлежащие отправке, принимаются специалистом по документообороту ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.
Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки.
5.2.2. Исходящие документы, отправляемые по системе электронного документооборота (далее – СЭД), регистрируются в информационной системе "ДелоПро".
Исполнитель заводит в СЭД электронную карточку проекта исходящего документа, прикрепляет файл текста документа, направляет электронную карточку проекта исходящего документа в соответствии с установленным порядком на подпись Главе Администрации или его заместителю и на регистрацию специалисту по документообороту. Подписание проекта исходящего документа производится должностными лицами Администрации СЭД с использованием ЭЦП.
Электронный документ готовится на электронном бланке. Эталонные электронные бланки размещаются в СЭД и воспроизводят все реквизиты соответствующих бланков писем Администрации.
На регистрацию и отправку исполнитель направляет специалисту по документообороту ответ в электронном виде, подписанный ЭЦП, одновременно с бумажным носителем.
Специалист по документообороту регистрирует ответ на бумажном носителе, который в последующем хранится в деле органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел, а электронный вид ответа с присвоенным исходящим номером отправляется посредством СЭД "ДелоПро".
5.3. Порядок прохождения внутренних документов
5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
5.3.2. Оформленные документы передаются на подпись руководителю органа местного самоуправления, его заместителю в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
5.3.3. Передача документов между структурными подразделениями органов местного самоуправления осуществляется специалистом по документообороту.
5.4. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной и электрической связи
Электронная почта
5.4.1. Электронная почта (далее - ЭП) в органах местного самоуправления предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
5.4.2. Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
5.4.3. Документы, поступившие и отправляемые по ЭП, регистрируются в соответствии с правилами регистрации соответствующего вида документа.
5.4.4. Менеджер по документообороту Администрации обеспечивает прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 17.00.
5.4.5. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем органа местного самоуправления или его заместителем.
5.4.6. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
5.4.7. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа хранится у исполнителя.
Факсограмма
5.4.9. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в учетно-регистрационной форме без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
5.4.10. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
5.4.11. Не подлежат передаче по телефаксу любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
Телефонограмма
5.4.12. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.4.13. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
5.4.14. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
5.4.15. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
5.4.16. В тексте телефонограммы не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
5.4.17. Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационной форме следующим образом:
- должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
- должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
5.4.18. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
5.4.19. Требования к изложению текста телефонограммы аналогичны требованиям к изложению телеграммы.
5.5. Система электронного документооборота
5.5.1. Система электронного документооборота Администрации (далее - СЭД) предназначена для автоматизации процесса обмена электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота между Администрацией муниципального образования и Администрацией Смоленской области, органами исполнительной власти Смоленской области, органами местного самоуправления.
Эксплуатация СЭД осуществляется в соответствии с Федеральными законами от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", иными федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними федеральными нормативными правовыми актами, нормативными правовыми актами Администрации Смоленской области и правовыми актами органов местного самоуправления, настоящей Инструкцией.
Администрация является участником СЭД Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области на основании заключенного с Департаментом Смоленской области по информационным технологиям, связи и обеспечению предоставления услуг в электронном виде соглашения от 10.04.2010 № 25 "Об обмене электронными документами с интегрированной системой электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области по телекоммуникационным каналам связи".
5.5.2. Электронный документ, сформированный в СЭД, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.
Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.
Колонтитул копии электронного документа на бумажном носителе должен содержать:
- обязательную отметку о регистрации в Администрации;
Пример отметки:
|
Зарегистрировано в администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области рег. №_________ от__________ 20 г. Подпись ответственного________ |
- информацию о номере и дате документа в СЭД;
- информацию об ЭЦП, заверяющей документ в СЭД;
- собственноручную подпись ответственного пользователя СЭД, распечатавшего документ.
Пример колонтитула:
Исх. № Исх-0614/03-02 от 19.05.2010, Вх- № Вх-0227 от 19.05.2010. Подписано ЭЦП: Петров Игорь Владимирович, первый зам. начальника Департамента - начальник управления, 19.05.2010 16:49:40. Распечатал __________
Требования по исполнению электронного документа соответствуют требованиям, предъявляемым к исполнению документа на бумажном носителе.
5.5.3. Прием, регистрация и отправка электронных документов осуществляются сектором канцелярии с обязательным использованием ЭЦП.
5.5.4. Отправка и доставка электронного документа осуществляются средствами СЭД, при этом электронный документ не считается исходящим от отправителя, если в результате проведения проверки подлинности электронного документа не выполняются условия равнозначности ЭЦП собственноручной подписи отправителя.
Проверка подлинности электронного документа включает в себя:
- проверку электронного документа на соответствие установленному для него формату;
- проверку выполнения условий равнозначности электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) электронного документа собственноручной подписи отправителя в соответствии с постановлением Администрации Смоленской области от 13.11.2007 № 394 "Об утверждении Порядка организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц органов исполнительной власти Смоленской области и Правил обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи".
В случае положительного результата проверки подлинности электронного документа данный электронный документ принимается к исполнению или подлежит дальнейшей обработке в СЭД.
В случае отрицательного результата проверки подлинности электронного документа он возвращается исполнителю.
Учет электронных документов осуществляется путем формирования в СЭД электронной регистрационной карточки (РК).
5.5.5. Электронные документы должны обрабатываться и храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
Все электронные документы, учтенные в СЭД, должны храниться в течение сроков, предусмотренных соответствующими законами и нормативными актами для электронных либо бумажных документов соответствующего типа. Электронные документы должны храниться в электронных архивах.
6. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Печатание и обработка документов
6.1.1. Печатание служебных документов и материалов Администрации производится непосредственно исполнителем.
В структурных подразделениях Администрации печатаются с соблюдением установленных правил письма, документы внутреннего характера, а также первоначальные варианты других документов и материалов.
6.1.2. Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.
Печатание под диктовку не допускается.
6.1.3. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.
6.1.4. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.
Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке, могут быть переписаны на дискету исполнителя.
Подлежат распечатыванию документы и материалы с дискеты исполнителя, выполненные в структурных подразделениях Администрации.
6.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания не принимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями.
При подготовке рукописей для печатания особое внимание следует обращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слов и словосочетаний - специальных терминов, фамилий, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов (приложение № 8 к настоящей Инструкции).
6.2. Копировально-множительные работы
6.2.1. Копирование и размножение документов Администрации осуществляются специалистом по документообороту.
6.2.2. Копирование правовых актов Администрации производится согласно адресу рассылки.
6.2.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
6.2.4. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
6.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органах местного самоуправления.
7.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов местного самоуправления, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение № 9 к настоящей Инструкции).
7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений органов местного самоуправления; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в структурных подразделениях органа местного самоуправления власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
7.1.4. Номенклатура дел органа местного самоуправления разрабатывается управляющим делами Администрации в конце года на следующий календарный год, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного управления Департамента Смоленской области по культуре и туризму (далее также - ЭПК), утверждается руководителем.
7.1.5. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа местного самоуправления. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.
7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством
7.2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Администрации, ее структурном подразделении, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел под контролем специалиста ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение № 10 к настоящей Инструкции);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение № 11 к настоящей Инструкции).
7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;
- распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д.
7.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.3. Формирование и оформление дел
7.3.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
7.3.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
7.3.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
7.3.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на запрет снятия копий с документов дела.
Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче его в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
7.3.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
7.3.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
7.3.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы.
В заверительном листе цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть); графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника, сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.
7.3.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже;
- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа местного самоуправления, согласованной с ЭПК;
- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом.
Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения делается надпись: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (до этого проставляется карандашом).
7.4. Составление и оформление описей дел
7.4.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за архив органа местного самоуправления, составляются описи дел (приложение № 13 к настоящей Инструкции).
7.4.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел органа местного самоуправления. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеют самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах делается надпись: "Тоже", другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.
7.4.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются в 4 экземплярах. В архиве органа местного самоуправления остается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 3 экземпляра описи дел по личному составу. Остальные экземпляры передаются в отдел ведомственных архивов областного государственного учреждения "Государственный архив Смоленской области".
7.5. Организация оперативного хранения документов
7.5.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
7.5.2. Руководители органов местного самоуправления несут ответственность за сохранность документов и дел.
7.5.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
7.5.4. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя органа местного самоуправления. При этом в деле обязательно оставляется заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
7.6. Подготовка и передача документов в архив
органа местного самоуправления
7.6.1. В архив органа местного самоуправления (далее также - архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в органе местного самоуправления.
7.6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах местного самоуправления и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.6.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному работником архива и утвержденному руководителем органа местного самоуправления.
7.6.5. В период подготовки дел к передаче в архив работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
7.6.6. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника органа местного самоуправления. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива и работника органа местного самоуправления, передавшего дела.
7.6.7. В случае ликвидации или реорганизации органа местного самоуправления лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в ведомственный архив или правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
7.7. Использование документов архива
7.7.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивах органов местного самоуправления, предоставляются работникам органов местного самоуправления для работы в помещении архива или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.
Работники органов местного самоуправления несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
При увольнении работник органа местного самоуправления обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.
7.7.2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях органов местного самоуправления, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.
|
|
Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству |
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ГЛИНКОВСКИЙ район» Смоленской области
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от _____________ 20 г. № _____
(заголовок (о чем?))
__________________________
__________________________
(преамбула)
______________________________________________________________
(распорядительная часть)
1. ___________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
__________________________________________________________________
Глава Администрации
муниципального образования
«Глинковский район»
Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия
|
|
Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству |
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ГЛИНКОВСКИЙ район» Смоленской области
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от _____________ 20 г. № _____
(заголовок (о чем?))
__________________________
__________________________
(преамбула)
______________________________________________________________
(распорядительная часть)
1. ___________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
__________________________________________________________________
Глава Администрации
муниципального образования
«Глинковский район»
Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия
|
|
Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству |
Визирование
проекта правового акта
Отп. 1 экз. - в дело Разослать: совет, прокуратура…
Исп. Инициалы, фамилия
тел. 38-60-00
"___" ____________ ___
Визы:
Инициалы, фамилия Подпись "___" ____________ _____
Инициалы, фамилия Подпись "___" ____________ _____
|
|
Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству |
ПРОТОКОЛ
заседания комиссии по …
от ____________ № ___
Председатель (председательствующий) -
Секретарь -
Присутствовали: ___ человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ...
Доклад (должность, фамилия, инициалы)...
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
(Председательствующий) Подпись Инициалы, фамилия
|
|
Приложение № 5 к Инструкции по делопроизводству |
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
совещания
от _______________№ ___
__________________________ _______________________
(наименование должности) (инициалы, фамилия)
|
|
Приложение № 6 к Инструкции по делопроизводству |
СТЕНОГРАММА
______________________________________________
(совещания, заседания или иного мероприятия)
__________________________________________________________________
______________________ ______________
(место проведения) (дата)
(текст стенограммы)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Реквизит "Подпись" располагается на оборотной стороне в левом
нижнем углу.
|
|
Приложение № 7 к Инструкции по делопроизводству |
АКТ
сдачи-приема дел
Мы, нижеподписавшиеся работники службы ДОУ органа
исполнительной власти
__________________________________________________________________
составили акт о том, что "___" __________ 20__ г. при вскрытии
пакета
______________________________________________________________
__________________________________________________________________
в нем не оказалось ______________________________________________.
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи: ___________________
___________________
___________________
1 экз. - служба ДОУ;
2 экз. - приобщается к поступившему документу;
3 экз. - пересылается отправителю.
|
|
Приложение № 8 к Инструкции по делопроизводству |
НАПИСАНИЕ НЕКОТОРЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ, ДАТ И ЧИСЕЛ
Написание наиболее употребляемых сокращений
слов и наименований
В проектах нормативных правовых актов Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области рекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительной власти.
В документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках - сокращенное наименование. Например: Департамент экономического развития и торговли Смоленской области (далее - Департамент).
Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД - МИДа, ГОСТ - ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз - вуза).
Используемые в документах сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например:
век, века - в., вв. (при цифрах) область - обл.
год, годы - г., гг. (при цифрах) переулок - пер.
текущего года - т.г. площадь - пл.
гектар - га подъезд - под.
глава, главы - гл. (в книгах) поселок - пос.
город - г. проезд - пр.
господин, госпожа, господа - г-н, проспект - просп.
г-жа, гг. пункт, пункты - п., пп.
гражданин - гр-н район - р-н (при названии)
дом - д. рисунок - рис.
железная дорога - ж.д. рубль - руб.
железнодорожный - ж.-д. село - с. (при названии)
исполняющий обязанности - и.о. смотри - см.
и другие - и др. статья - ст. (при цифрах)
и прочие - и пр. страница - с. (при цифрах)
и так далее - и т.д. таблица - табл.
и тому подобное - и т.п. экземпляр - экз.
кабинет - каб. то есть - т.е.
килограмм - кг (при цифрах) том, тома - т., тт. (при
цифрах)
комната - к. тонна - т
корпус - корп. тысяча, тысячи - тыс. (при
лист, листы - л. цифрах)
метр - м (при цифрах) улица - ул.
миллиард, миллиарды - млрд. (при центнер - ц
цифрах) секунда - с
миллион, миллионы - млн. (при
цифрах)
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов "год", "годы" необходимо сокращать и слова "век", "века" после цифр, обозначающих столетия.
Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переносить ее на другую строку или страницу.
Написание дат
Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц и год, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 1999 г., 02.07.99, 02.07.2000.
При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово "год" пишется полностью: план работы на 1999 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 1999 г., в июле - августе 1999 г.; в I квартале 1999 г., в III - IV кварталах 1999 г.; в первом полугодии 1999 г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом.
Календарные сроки в тексте обозначаются следующим образом: в июле 1999 г., но: за 8 месяцев 1999 года, в 1999 году, с 1995 по 1999 год, в 1996 - 1999 годах.
Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указывается следующим образом: годах в период 1970 - 1980-е годы (год и десятилетие).
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, Рождество Христово, но: День Победы, День защитника Отечества.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения. Например: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседание Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением. Например: 8-й ряд, 80-е годы.
Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого. Например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды.
Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего. Например: 50, 70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго. Например: 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным. Например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц. Например: приложение № 2, таблица 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний. Например: XX век, XIX - XX века, XX столетие; I квартал, IV квартал; Х Международный астрономический съезд, XII Олимпийские игры.
При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Написание чисел
Для написания чисел используются следующие формы: буквенная (четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный).
Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд. Например: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах. Например: в библиотеку поступило 15 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа. Например: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек". Например: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; пять программистов, а не пять человек программистов; 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами. Например: ... при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в полтора раза").
В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по две цифры. Например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта. Например: ул. Ильинка, д. 9/2. Литера пишется слитно с номером дома. Например: пер. Пушкинский, д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки №, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз. Например: N 1 - 5; § 1 и 2; 25 - 30%.
Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующие цифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях при работе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус".
|
|
Приложение № 9 к Инструкции по делопроизводству |
Администрация муниципального
образования «Глинковский район»
Смоленской области
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
_______________ № ___ дата _______________ (место составления)
на ______ год |
|
Глава Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия "___" ______________ 20 г.
|
|
Индекс |
Заголовок дела |
Количество дел |
Срок хранения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование структурного подразделения |
||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
составителя номенклатуры дел Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Ответственный за архив Подпись Инициалы, фамилия
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области
от _____________ № _____ _____________ Инициалы, фамилия
|
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре и туризму
от ___________№ ______ _____________ Инициалы, фамилия |
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2009 году в организации
|
По срокам хранения |
Всего |
в том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
постоянного |
|
|
|
|
временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
Наименование должности Подпись Инициалы, фамилия
Дата:
Итоговые сведения переданы в архив.
Ответственный за архив Подпись Инициалы, фамилия
Дата:
|
|
Приложение № 10 к Инструкции по делопроизводству |
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___
В деле подшито и пронумеровано ____________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы _____________________________________,
пропущенные номера ______________________________________________,
плюс листы внутренней описи ______________________________________
_________________________________________________________________.
|
Особенности физического состояния и |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
(должность лица, составившего заверительную надпись, подпись,
расшифровка подписи, дата)
|
|
Приложение № 11 к Инструкции по делопроизводству |
______________________________________________________________
(наименование органа местного самоуправления Смоленской области)
ДЕЛО N ___
__________________________________________________________________
Начато ____________ 20___
Окончено __________ 20___
На ________________ листах
__________________________
(срок хранения)
Фонд №____
Опись №____
Дело №_____
|
|
Приложение № 12 к Инструкции по делопроизводству |
|
|
УТВЕРЖДАЮ Глава Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области Инициалы, фамилия «___» __________ 20 г.
|
АКТ
о выделении к уничтожению документов и дел,
не подлежащих дальнейшему хранению
На основании _________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
Экспертная комиссия в составе: _______________________________
__________________________________________________________________
отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие значение следующие документы (дела):
|
N |
Заголовок дела |
Дата дела или |
Количество |
Сроки |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого за __ год в акт № __ внесено __________ документов и дел
(прописью)
___________________________________
___________________________________
(подписи лиц, составивших акт)
Документы сданы на переработку _______________________________
(подпись лица, уничтожившего
документ)
|
|
Приложение № 13 к Инструкции по делопроизводству |
|
|
УТВЕРЖДАЮ Глава Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области Инициалы, фамилия "___" __________ 20 г.
|
|
Фонд № ____ Опись № ____ дел постоянного хранения Администрации муниципального образования «Глинковский район» за________ годы
|
|
|
№ |
Индексы дел |
Заголовки дел |
Даты дел |
Количество |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел описи внесено __________ дел с № ___ по № ___,
(цифрами и
прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Инициалы, фамилия
Ответственный за архив Инициалы, фамилия
_______________ 200___
|
УТВЕРЖДЕНО |
ОДОБРЕНО |
|
Протокол экспертной проверочной комиссии архивного управления Смоленской области по культуре и туризму от _______________ № _____ Председатель ЭПК Инициалы, фамилия
|
Протокол экспертной комиссии Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области от ________________ № _____ Председатель ЭК Инициалы, фамилия
|
